Hinweisgebersystem

1. Anwendungsbereich

Das Hinweisgebersystem steht für die vertrauliche Meldung von Verstößen offen, die im beruflichen Kontext bei der MiraNext GmbH festgestellt werden. Erfasst sind insbesondere Verstöße gegen:

• Unionsrecht und unmittelbar geltende Rechtsakte der EU,
• nationale Vorschriften in den Bereichen Datenschutz und Informationssicherheit, Produkt- und Patientensicherheit (insbesondere MDR), Korruptions- und Geldwäschebekämpfung, Arbeitssicherheit, Steuer- und Wettbewerbsrecht,
• interne Richtlinien, Verhaltenskodizes und vertragliche Verpflichtungen der MiraNext GmbH.

2. Geschützter Personenkreis

Geschützt sind alle Personen, die im beruflichen Zusammenhang Kenntnis von einem Verstoß erlangt haben, insbesondere:

• aktive und ehemalige Mitarbeiter:innen sowie Praktikant:innen und Werkstudent:innen,
• Bewerber:innen im laufenden Bewerbungsverfahren,
• Auftragnehmer:innen, Lieferant:innen, Geschäftspartner:innen und deren Personal,
• Personen, die Hinweisgeber:innen unterstützen oder ihnen nahestehen.

3. Interner Meldekanal

Interne Meldungen können vertraulich an unsere interne Meldestelle gerichtet werden:

• E-Mail: support@miranext.ai
• Persönlich oder telefonisch: auf Wunsch wird ein Termin innerhalb von 7 Tagen vereinbart; der Erstkontakt erfolgt über support@miranext.ai.
• Anonyme Meldungen sind möglich; sie werden in gleicher Weise bearbeitet wie namentlich erfolgte Hinweise.

4. Externer Meldekanal

Hinweisgeber:innen steht es frei, sich anstelle des internen Kanals direkt an eine externe Meldestelle zu wenden. Eine vorherige interne Meldung ist nicht erforderlich. In Betracht kommen insbesondere:

• Österreich: zuständige interne Meldestelle beim Bundesamt zur Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung (BAK) gemäß HSchG.
• Deutschland: externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz (BfJ) sowie sektorspezifische Stellen (z. B. BaFin, BKartA).
• Sektorspezifisch für Medizinprodukte: BASG (AT) und BfArM (DE) für sicherheitsrelevante Hinweise zu MDR-Pflichten.

5. Verfahrensablauf

Unser Verfahren entspricht den gesetzlichen Mindestanforderungen und Fristen:

• Eingangsbestätigung: innerhalb von 7 Tagen nach Eingang der Meldung.
• Stichhaltigkeitsprüfung und Folgemaßnahmen: durch die interne Meldestelle bzw. unabhängige interne Untersuchung.
• Rückmeldung an die hinweisgebende Person: innerhalb von 3 Monaten nach Eingangsbestätigung, soweit dies die laufende Untersuchung nicht beeinträchtigt.
• Dokumentation: alle Meldungen werden gesetzeskonform und vertraulich dokumentiert; personenbezogene Daten werden nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht.

6. Vertraulichkeit

Die Identität der hinweisgebenden Person sowie aller in der Meldung genannten Personen wird streng vertraulich behandelt. Eine Offenlegung erfolgt nur, soweit dies gesetzlich zwingend vorgeschrieben ist (z. B. im Rahmen eines Strafverfahrens) und nach vorheriger Information der betroffenen Person, soweit dies zulässig ist.

7. Schutz vor Repressalien

Repressalien gegen Hinweisgeber:innen sowie gegen Personen, die sie unterstützen, sind ausdrücklich untersagt. Darunter fallen insbesondere Kündigung, Versetzung, Disziplinarmaßnahmen, Diskriminierung und sonstige benachteiligende Handlungen.

Verstöße gegen das Repressalienverbot können arbeits- und schadensersatzrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

8. Weiterführende Informationen

Die Europäische Kommission stellt weiterführende Informationen zum Hinweisgeberschutz unter https://commission.europa.eu/aid-development-cooperation-fundamental-rights/your-rights-eu/whistleblowers-protection_de bereit.