Hinweisgebersystem (Deutschland)

1. Anwendungsbereich

Das Hinweisgebersystem steht für die vertrauliche Meldung von Verstößen offen, die im beruflichen Kontext bei der MiraNext GmbH festgestellt werden. Der sachliche Anwendungsbereich richtet sich nach § 2 HinSchG und umfasst insbesondere Verstöße gegen:

• Strafbewehrte Vorschriften sowie bußgeldbewehrte Vorschriften, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten dient (§ 2 HinSchG),
• Unionsrecht und unmittelbar geltende Rechtsakte der EU sowie deutsche Vorschriften in den Bereichen Datenschutz und Informationssicherheit, Produkt- und Patientensicherheit (insbesondere MDR), Korruptions- und Geldwäschebekämpfung, Arbeitssicherheit, Steuer- und Wettbewerbsrecht,
• interne Richtlinien, Verhaltenskodizes und vertragliche Verpflichtungen der MiraNext GmbH.

2. Geschützter Personenkreis

Geschützt sind gemäß § 1 HinSchG alle Personen, die im beruflichen Zusammenhang Kenntnis von einem Verstoß erlangt haben, insbesondere:

• aktive und ehemalige Mitarbeiter:innen sowie Praktikant:innen und Werkstudent:innen,
• Bewerber:innen im laufenden Bewerbungsverfahren,
• Auftragnehmer:innen, Lieferant:innen, Geschäftspartner:innen und deren Personal,
• Personen, die Hinweisgeber:innen unterstützen oder ihnen nahestehen.

3. Interner Meldekanal

Interne Meldungen können gemäß § 16 HinSchG vertraulich an unsere interne Meldestelle gerichtet werden:

• E-Mail: support@miranext.ai
• Persönlich oder telefonisch: auf Wunsch wird ein Termin innerhalb von 7 Tagen vereinbart; der Erstkontakt erfolgt über support@miranext.ai.
• Anonyme Meldungen sind möglich und werden gemäß § 16 Abs. 1 HinSchG in gleicher Weise bearbeitet wie namentlich erfolgte Hinweise.

4. Externer Meldekanal

Hinweisgeber:innen steht es frei, sich anstelle des internen Kanals direkt an eine externe Meldestelle zu wenden (§ 7 HinSchG). Eine vorherige interne Meldung ist nicht erforderlich. In Betracht kommen insbesondere:

• Externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz (BfJ) gemäß §§ 19 ff. HinSchG.
• Sektorspezifische externe Meldestellen, insbesondere die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) und das Bundeskartellamt (BKartA).
• Sektorspezifisch für Medizinprodukte: Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) für sicherheitsrelevante Hinweise zu MDR-Pflichten.

5. Verfahrensablauf

Unser Verfahren entspricht den Mindestanforderungen und Fristen des § 17 HinSchG:

• Eingangsbestätigung: innerhalb von 7 Tagen nach Eingang der Meldung (§ 17 Abs. 1 Nr. 1 HinSchG).
• Stichhaltigkeitsprüfung und Folgemaßnahmen: durch die interne Meldestelle bzw. unabhängige interne Untersuchung (§ 18 HinSchG).
• Rückmeldung an die hinweisgebende Person: innerhalb von 3 Monaten nach Eingangsbestätigung (§ 17 Abs. 1 Nr. 4 HinSchG), soweit dies die laufende Untersuchung nicht beeinträchtigt.
• Dokumentation: alle Meldungen werden gemäß § 11 HinSchG vertraulich dokumentiert; personenbezogene Daten werden nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (grundsätzlich drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens) gelöscht.

6. Vertraulichkeit

Die Identität der hinweisgebenden Person sowie aller in der Meldung genannten Personen wird gemäß §§ 8, 9 HinSchG streng vertraulich behandelt. Eine Offenlegung erfolgt nur, soweit dies gesetzlich zwingend vorgeschrieben ist (z. B. im Rahmen eines Strafverfahrens) und nach vorheriger Information der betroffenen Person, soweit dies zulässig ist.

7. Schutz vor Repressalien

Repressalien gegen Hinweisgeber:innen sowie gegen Personen, die sie unterstützen, sind gemäß § 36 HinSchG ausdrücklich untersagt. Darunter fallen insbesondere Kündigung, Versetzung, Disziplinarmaßnahmen, Diskriminierung und sonstige benachteiligende Handlungen.

Es gilt die Beweislastumkehr nach § 36 Abs. 2 HinSchG: Erleidet eine hinweisgebende Person nach einer Meldung eine Benachteiligung, wird vermutet, dass diese eine Repressalie ist. Verstöße können arbeits- und schadensersatzrechtliche Konsequenzen (§ 37 HinSchG) nach sich ziehen.

8. Weiterführende Informationen

Weiterführende Informationen zur externen Meldestelle des Bundes stellt das Bundesamt für Justiz unter https://www.bundesjustizamt.de bereit. Die Europäische Kommission informiert unter https://commission.europa.eu/aid-development-cooperation-fundamental-rights/your-rights-eu/whistleblowers-protection_de.